Можно создать Справочную сущность "Статусы задач" с полями: Статус(текстовое поле, уникальное), доступ(группы пользователей, выпадающий список с выбором нескольких значений), сортировка(число, уникальное). Создаем необходимое количество статусов с необходимыми правами и сортировкой. В правилах отображения записей настраиваем правило пользователь группа -> доступ группа.
В сущности задачи статусы создаем полем сущности-ajax. И все, разные группы доступа видят только доступные статусы.