У нас по завершении проекта (изменено поле этапы на Завершён), берется обратная связь от Заказчика, вложенная сущность в Проект->Обратная связь с вопросами.
По завершении Создаем Публичную форму по данному проекту и отправляем ссылку Заказчику.
По скольку Публичную форму может создавать только Пользователь с правами Администратор, делаем Задачу, и Админ создает данную форму и отправляет ее Менеджеру проекта, тот отправляет Заказчику.
Пример Автоматизации: При изменении поля, в нашем случае - этап на Завершён, публиковать форму и ссылку на нее записывать в url-поле в родительской сущности (Проект) или с возможностью отправки на email Заказчика по шаблону.