Я бы сделал так:
1. Если введение данных подразумевает условность (т.е. не всем и не всегда можно добавлять/редактировать запись), то введение любых подотчетных данных сделал только через кнопки автоматизации, НЕ через основную кнопку Добавить.
2. Поставил бы или все поля сущности режим Только просмотр (для всех пользователей), или доступ только на просмотр без права редактирования и даже добавления записи.
3. Для бухгалтера (группа доступа или конкретно пользователю - не знаю как у вас реализовано) в Автоматизации создал отдельную кнопку именно для редактирования записи "задним числом" на ту сущность, записи которой и нужно редактировать. В настройках процесса (изменить значения текущей записи), естественно, указал бы поля, которые можно вручную отредактировать. И все, бухгалтер теперь может внести изменения в нужные поля, единственное, нужно учесть этот момент:
http://prntscr.com/qyj2mr , чтобы можно было редактировать указанные поля "вопреки запрету" из основных настроек сущности.
4. Для всех остальных (в т.ч. и Бухгалтеру, если нужно) - отдельная кнопка, которая только добавляет запись.
При этом нужно учесть, что желательна хотя бы 2-х уровневая структура. Т.е. к примеру, есть такие сущности:
Счета
- Оплата (вложенная)
В данном случае все вышесказанное относится к сущности Оплата. Кнопку изменения "задним" числом делаем в автоматизации для сущности Оплата (т.е. можно зайти в любую запись "приходного ордера" всем, а поменять - только бухгалтеру, т.к. там будет висеть кнопка, назначенная только на бухгалтера).
А добавление оплаты - вешаем кнопку на в сущности Счета, где автоматизацией будет оформлен Процесс, который добавляет новую запись во вложенную сущность Оплата. Т.е. тем самым можно будет ТОЛЬКО добавить новую запись и указать, например, сумму, или вообще перенести сумму из родительской записи сущности Счета (т.е. для пользователя вообще не нужно будет ни дату ни сумму водить - дата автоматом проставится текущим днем, а сумма - из сущности Счета).
Я не знаю, конечно, какая у вас там структура, может другой вариант, но в самом "стандартном" случае - я бы сделал так.