Если в настройках поля "Утвердить" после утверждения всеми пользователями настроено автоматическое действие, меняюшее статус записи и данное поле статус имеет права только на просмотр, то автоматическое действие не отрабатывается. Если дать права на поле на редактирование, то автоматизация работает и статус меняется.
Но тут вопрос в том, что у пользователей не должно быть прав на редактирование этой записи из формы записи.