Как работает автоматизация смотрите документацию, там есть видео примеры https://docs.rukovoditel.net.ru/index.php?p=31
Создайте тестовые сущности и протестируйте, чтоб не трогать живые данные, пока не настроили как надо.
Массовое изменение поля по всем записям подсущности через Автоматизацию Изменение полей записей подсущности не приводит к пересчету (обновлению) статических полей в отличие от автоматизации Изменение значений полей текущей сущности, которое можно выполнить только с выбранными записями подсущности..